Rekisteri- ja tietosuojaseloste, asiakas- ja markkinointirekisteri

Tämä on Kanvas Kollektiivi ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 7.3.2020.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kanvas Kollektiivi ry (jäljempänä Kanvas) kerää ja käyttää henkilötietoja. Henkilötietojen keräämisen perusteena on Kanvaksen tarjoamien palvelujen käyttäminen tai käyttäjän suostumus. Luovuttamalla henkilötietojasi Kanvakselle hyväksyt tämän selosteen mukaiset käytännöt.

1. Rekisterinpitäjä

Kanvas Kollektiivi ry
Rautatienkatu 9 B 26, 33100 TAMPERE 
Y-tunnus 3106953-7

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Jonne Angeria / Mikko Wahlroos, info@kanvaskollektiivi.fi.

3. Rekisterin nimi

Kanvas Kollektiivin asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde) ja/tai henkilön oma suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin tiedottein ja palvelu- sekä markkinointiviestein. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi varatessasi tai ostaessasi pääsylippuja Kanvaksen järjestämiin tapahtumiin tai esityksiin, rekisteröityessäsi uutiskirjeen tilaajaksi, vieraillessasi verkkosivullamme tai asioidessasi kanssamme. 

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat

• henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, 
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten Kanvaksen tapahtumat ja esitykset, joihin henkilö on ostanut lippuja
• henkilön itsensä mahdollisesti ilmoittamat muut tiedot, kuten osoite
• mahdolliset luvat ja suostumukset

Markkinointirekisteriin tallennettavat tiedot

• sähköpostiosoite
• uutiskirjeen lukemiseen liittyvät aktiivisuustiedot
• arvioitu sijainti IP-osoitteen mukaan

Muita keräämiämme tietoja

Käytämme verkkosivuillamme Google Analytics -kävijäanalytiikkatyökalua, joka seuraa kävijämääriä ja kävijöiden käyttäytymistä sivustolla, käyttäjien oletettua asuinpaikkakuntaa ja kiinnostusten kohteita. Näitä tietoja ei yksilöidä, eikä yhdistetä yksittäisen käyttäjän henkilötietoihin. Katso lisätiedot kohdasta Evästeiden käyttö sivuillamme.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. 

• www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, 
• sähköpostitse tai puhelimitse
• sopimuksista, asiakastapaamisista, 
• yhteistyökumppanimme Ennakkolippu.com -palvelun asiakasrekisteristä (Kanvas Kollektiivin järjestämien tilaisuuksien asiakkaat),
• käynneistä verkkosivuillamme, sekä
• muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen käsittelyn kesto

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Hävitämme pyynnöstä poistetut, vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot asiankuuluvalla tavalla.

• Asiakkaan henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.
• Uutiskirjelistalta rekisteröity pääsee poistumaan jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
• Markkinointilistallemme rekisteröitynyt pääsee poistumaan pyynnöstä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille. Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisten tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita.

• Ennakkolippu.com on lipunmyyntipalvelu, joka käsittelee henkilötietoja itsenäisesti, ja tarvittaessa luovuttaa henkilötietoja Kanvaksen käyttöön omassa tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
• Mailchimp on uutiskirjeen palveluntarjoaja, jolle asiakkaan suostumuksesta luovutetaan sähköpostiosoite uutiskirjeen lähettämistä varten. Mailchimp käsittelee henkilötietoja GDPR-tietosuoja-asetuksen mukaisesti, kuten heidän omassa tietosuojaselosteessa kuvataan.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Evästeiden käyttö Kanvaksen sivustoilla

“Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeiden käyttö edellyttää lähtökohtaisesti käyttäjän suostumusta.” (Kyberturvallisuuskeskus)

Kanvaskollektiivi.fi-sivustolla käytetään evästeitä kirjautumisen mahdollistamiseen sekä käyttäjämäärien ja – tietojen analysointiin Google Analytics -palvelun avulla. Tätä tietoa käytetään palveluiden kehittämiseen. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja ei yksilöidä eikä yhdistetä muihin henkilötietoihin. Evästeiden avulla saatuja tietoja voidaan käyttää kohdennettuun mainontaan.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. 

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen info@kanvaskollektiivi.fi.  Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen info@kanvaskollektiivi.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. 

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muutokset tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen

Voimme tehdä ajoittain muutoksia tähän rekisteri- ja tietosuojalausekkeeseen ilman etukäteistä ilmoitusta. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Suosittelemme, että käyt tutustumassa ajoittain tähän rekisteri- ja tietosuojalausekkeeseen saadaksesi tiedon mahdollisesti tehdyistä muutoksista.